- Reducir el tamaño
de la Base de Datos. Es
sabido que Access genera bases de datos de tamaño considerable. Un
modo de mantener la base de datos del programa lo más compacta y
reducida posible es activar la opción 'Compactar y reparar base de
datos', en Access 2000. Para ello conviene activar la opción de
compactación automática de Access, de modo que el programa comprima
al máximo las bases de datos cada vez que se sale de él. Para
hacerlo ir al menú HERRAMIENTAS/'OPCIONES/GENERAL
y activar la casilla Compactar al cerrar.
- Etiquetar un
disquete para el transporte. Puede ser una buena idea
etiquetar un disquete para el transporte del archivo Progrtrans.mdb,
que es el que hay que usar para intercambiar datos entre dos
ordenadores que tengan instaladas copias de Programación v1.5.
- No utilizar
en el mismo ordenador dos versiones diferentes del programa.
Aunque en principio esto no tiene que suponer ningún problema, sí lo
sería en el caso de usar el archivo de transporte (que tiene el mismo
nombre y la misma ubicación tanto en la versión para Access 2000
como en la de Access 97).
- Usar 'Copiar
y Pegar'. Si ya poseemos una programación o parte de ella
realizada, por ejemplo, en Word, podemos utilizar el portapapeles para
pasar datos desde esa aplicación hasta nuestra base de datos. Si
pulsamos con el botón derecho del ratón dentro de las cajas de texto
de las Secciones Generales y las Unidades Didácticas, veremos que
están disponibles las opciones habituales de cortar, copiar y pegar.
- Cuidar los
nombre del Departamento y las Asignaturas. Si va a usarse
el programa en más de un ordenador, y, por tanto, se prevee que se
van a transportar programaciones con frecuencia, es muy importante
cuidar que el nombre del Departamento y el de las Asignaturas sea el
mismo en los diferentes ordenadores, pues de lo contrario, el proceso
de restauración podría dar errores. De todos modos, esto no es
ningún inconveniente si se sigue un procedimiento lógico de trabajo,
que es, dar de alta el Departamento y las Asignaturas la primera vez
que se accede al programa, y desde un ordenador cualquiera, y
transportar desde ahí hacia el ordenador u ordenadores en los que se
piense trabajar. Simplemente, no modificar estos nombres en esos otros
ordenadores, para asegurar la compatibilidad con los nombres dados de
alta en el ordenador original.
- Mantener una
copia del programa. Es una buena idea mantener en otra
carpeta del disco duro, o en una unidad de CD regrabable, o ZIP, etc.
una copia del fichero *.mdb del programa.
- Vaciar
completamente el programa. Si, por ejemplo, se están
haciendo pruebas, una manera sencilla de vaciar por completo el
programa de los datos introducidos es pulsar el botón de la papelera
que está junto a la caja de texto 'Departamento
de...', en la pantalla de CONFIGURACIÓN.
Así se eliminan todos los datos del programa. Otra forma de hacerlo,
si aún no se ha creado ninguna copia de seguridad interna, es
utilizar la opción 'Restaurar copias de
seguridad de las tablas de datos', de la pantalla SEGURIDAD
E IMPORTACIÓN. En este último caso lo que sucede es que se
sustituyen los datos que contuviera el programa por datos vacíos de
las tablas de seguridad, que aún no habían sido utilizadas.
- Colocar un
logotipo o imagen propios en la Portada o el Índice de las
Programaciones. Pueden personalizarse fácilmente las imágenes de
portada e índice de las programaciones de la siguiente manera. Copiar
en el portapapeles, utilizando, por ejemplo, la combinación de teclas
CTR+C, la imagen que se desee incluir en la portada o el
índice (debe estar en formato *.bmp, para asegurar su correcta
presentación en pantalla e impresora). Ir a la pantalla
PROGRAMACIONES y abrir cualquier programación. En la ficha 'Portada
e Índice', elegir 'Diseño manual'.
Aparecerá debajo el botón de edición manual de la Portada o el
Índice. Hacer clic sobre él y responder sí a la advertencia del
programa. Se mostrarán entonces la Portada o el Índice, según la
opción elegida, en modo edición. Obsérvese que ahora pueden
moverse todos los componentes de la pantalla. Si, por ejemplo, va a
cambiarse la imagen de la Portada, simplemente seleccionarla haciendo
clic sobre ella con el ratón y pulsar la tecla 'Supr'
del teclado. La imagen desaparecerá. Ahora utilicemos la combinación
de teclas 'Ctr+V' para pegar en su lugar
la imagen que teníamos en el portapapeles. Cerremos la pantalla
(pinchando en el botón en forma de 'x' en la parte superior derecha)
y respondamos sí a la pregunta de si deseamos guardar los cambios. Ya
está. Proceder igualmente si se desea insertar un logotipo en el
Índice. ATENCIÓN: Recomendamos
no modificar los campos de texto, puesto que algunos son en
realidad campos vinculados a otras partes del programa. Si
elimináramos estos campos los informes no se mostrarían
correctamente.
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- Imprimir, Guardar o
Exportar informes rápidamente:
Una forma fácil de imprimir, guardar o exportar un informe es
mediante la opción 'Visualizar Informes' (botón de lupa), siempre
que esta opción se encuentre disponible en una pantalla. Una vez
mostrado el informe, podrá imprimirse, exportarse o guardarse ,
haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar
encima del mismo.
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Este
programa es freeware, y puede ser utilizado, distribuido y
modificado libremente para fines educativos o privados sin el permiso del
autor. Sin embargo, no puede ser vendido o comprado, ni ser objeto de
transacción comercial alguna.
© Francesc
Llorens i Cerdà. 2001
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